Contabilidad básica

Concepto de contabilidad

Es un sistema de información fundamental para la toma de decisiones y actuación o acción por parte de la empresa.

La división más importante es en función de los destinatarios de la información contable:

• Cuando trasciende al exterior de la empresa: Contabilidad financiera.
• Cuando es con fines de conocimiento interno: Contabilidad de costes o contabilidad previsional.

La contabilidad traduce al lenguaje contable la realidad económica y financiera de la empresa actuando de la siguiente manera:

• Representa el valor y la composición de la empresa
• Registrará las variaciones por la actividad o gestión de la misma.

El método más común utilizado por la contabilidad para representar la situación económica y financiera de la empresa es el Método de la Partida Doble. Consiste en representar un hecho de la realidad desde dos puntos de vista distintos:

• Punto de vista de financiación u origen de los recursos.
• Punto de vista de inversión o destino dado a los recursos.

Objetivos de la contabildad

La contabilidad es un instrumentos al servicio de la gestión de la empresa que tiene dos objetivos fundamentales:

• Dejar constancia de las operaciones económicas realizadas, para lo cual procede a su registro.
• Aportar información útil para interpretar lo ocurrido en el pasado y tomar decisiones acerca de la actuación en el futuro, para lo cual presenta y resume dicha información en los documentos adecuados.

 Para cumplir con el segundo de sus objetivos, es necesario que permita conocer:

• La situación patrimonial de la empresa
• El resultado económico de la actividad empresarial

Concepto contable de patrimonio

Conjunto de bienes, derechos, otros recursos controlados económicamente por la empresa; y obligaciones más las fuentes de financiación propia, pertenecientes a una empresa y que constituyen los medios económicos y financieros a través de los cuales puede cumplir sus fines.

Tres son los pasos para conocer el patrimonio de una empresa:
a) Identificación de sus componentes, es decir, conocer cuales son los diferentes bienes, derechos y obligaciones.
b) Valoración de los componentes del patrimonio: todos los elementos han de valorarse en €
c) Ordenación de los valores componentes que integran el patrimonio para presentar el valor del patrimonio en su conjunto.

La diferencia entre el conjunto de bienes y derechos, por un lado, y la suma de las obligaciones por otro, nos dará el patrimonio neto.

Ejemplo.

Supongamos una empresa con los siguientes elementos:

Elementos patrimoniales

Son cada uno de los distintos bienes, derechos, otros recursos controlados económicamente por la empresa, obligaciones y fuentes de financiación propia que forman el patrimonio de la empresa.

La contabilidad mide el valor y las variaciones de los elementos patrimoniales utilizando para ello unos instrumentos denominados cuentas.

Estos componentes patrimoniales son muy heterogéneos y concretos, por ejemplo:
- Una furgoneta Citroën C-15 V-2457-JU
- Una Motocicleta Honda CB 8934 FKJ
- Préstamo del Banco del Oriente, a devolver en dos años
- Préstamo del Banco Ganadero, a devolver en 3 años,

Para facilitar su análisis y el trabajo contable estos elementos podemos agruparlos en conjuntos con características similares, a los que llamaremos elementos patrimoniales. Así siguiendo con el ejemplo anterior, la furgoneta y la motocicleta, los identificaremos o agruparemos en un elemento patrimonial al que llamaremos Elementos de transporte.

Mientras que los bienes derechos y obligaciones de la empresa, son de libre denominación, los elementos patrimoniales vienen denominados por el Plan General Contable. Si cada empresa nombrara de forma diferente los elementos patrimoniales, a un inspector de Hacienda o a una persona interesada en la contabilidad de una empresa les resultaría difícil entender que bienes, derechos u obligaciones intenta recoger dicha agrupación. De ahí, la necesidad de homogeneizar los nombres de dichos elementos.

Masas patrimoniales

Conjunto de elementos patrimoniales que tienen la misma funcionalidad económica o financiera, es decir, una agrupación de elementos homogéneos.

Los elementos que forman el patrimonio pueden agruparse, en una primera clasificación en 3 grandes masas:

• ACTIVO. Agrupa elementos patrimoniales que suponen bienes y derechos y otros recursos controlados económicamente por la empresa
• PASIVO. Agrupa elementos que suponen obligaciones de pago frente a terceros o fuentes financieras ajenas a la empresa. Se incluyen las provisiones.
• PATRIMONIO NETO. Recoge los elementos que suponen fuentes de financiación propia de la empresa

Las cuentas patrimoniales

Cada uno de los elementos que constituyen el patrimonio va a ser representado y medido por un instrumento llamado cuenta patrimonial.

La cuenta patrimonial es un instrumento de representación y medida de un elemento patrimonial, reflejando la situación inicial y las variaciones que se vayan produciendo.

La coordinación de todas las cuentas patrimoniales de la contabilidad nos da un visión total del patrimonio de la empresa.

Las cuentas patrimoniales se clasifican en:

• Cuentas de Activo. Ejemplos:
• Caja €. Representa el dinero nacional de curso legal propiedad de la empresa depositado en su domicilio-
• Clientes. Recoge los derechos de cobro a favor de la empresa, derivados de operaciones de tráfico y documentados en facturas
• Edificios y otras construcciones. Representa inmuebles y edificaciones de cualquier tipo pertenecientes a la empresa
• Cuentas de Pasivo. ejemplos:
• Proveedores. Deudas contraídas por la empresa por créditos de provisión documentadas en facturas
• Efectos comerciales a pagar. Deudas contraídas por la empresa documentadas en letras de cambio.
• Cuentas de Patrimonio Neto. Ejemplos:
• Capital. Fondos procedentes del exterior aportados por el empresario en las empresas individuales.
• Reservas. Beneficios generados por la empresa y no repartidos.

Convenio de cargo y abono

El procedimiento contable exige que nos pongamos de acuerdo en el convenio para operar con las cuentas, de forma que mantengamos siempre el mismo criterio de anotación en el debe o en el haber.

Partiendo de la ecuación fundamental del patrimonio consideramos que lo que se encuentra a la izquierda de la igualdad se refleja en el DEBE y lo que se encuentra a la derecha en el HABER, siguiendo la misma representación gráfica que se ha visto para las cuentas

En el funcionamiento normal de la empresa se producirán acontecimientos de relevancia económica que serán objeto de la contabilidad: hechos contables,  que provocarán:
- Incrementos de Activo (∆ A),
- Disminuciones de Activo (δ A),
- Incrementos de Patrimonio (∆ P),
- Disminuciones de Patrimonio (δ P),
- Incrementos de Neto (∆ N), o
- Disminuciones de Neto (δ N)

Si pasamos todos los términos negativos al otro lado del igual, obtendremos que:

Es decir que en el Debe anotaremos aquello que suponga:

- Un incremento de Activo,

- Una disminución de Pasivo, o

- Una disminución de Neto

Y en el Haber, anotaremos aquello que supone:

- Un incremento de Pasivo,

- Un incremento de Neto, o

- Una disminución de Activo

Este razonamiento, se basa en la metodología de la partida doble, que tiene su principio básico en el hecho de que a toda anotación en el Debe, le corresponde otra anotación en el Haber.

Tecnicismos de las cuentas.

• Cargar, adeudar o debitar: realizar una anotación en el DEBE 
• Acreditar, abonar o datar: realizar una anotación en el HABER
• Saldo. Diferencia entre las sumas del DEBE y las del HABER. Puede ocurrir:
• Si D>H Saldo Deudor
• Si D=H Saldo cero
• Si D<H Saldo acreedor
• Liquidar: realizar las operaciones necesarias para obtener el saldo
• Saldar. colocar el saldo en el lado que sume menos para equilibrar la cuenta
• Cerrar: sumar los dos lados  después de haber saldado la cuenta
• Reapertura: colocar el saldo en el lado contrario del que se hizo para saldarlo.

Libros de contabilidad

Libro diario

Su misión fundamental es recoger la representación cronológica de los hechos a través de asientos (anotaciones), partiendo de un análisis contable, donde se pone de manifiesto cuál es la causa y el efecto, la concreción y su origen.

Libro mayor

Tiene como función clasificar la información asentada en el Diario y saber en cada momento el estado de cada cuenta.

A cada cuenta que aparezca en el diario le asignaremos un folio del libro Mayor, en el que iremos anotando todos los movimientos asentados en el Diario

Libro de inventario y cuentas anuales.

Recoge la situación de las cuentas que representa el Libro Mayor y contrasta éstas con todo el movimiento realizado en Libro Diario.

Las cuentas anuales comprenderán el Balance, la Cuenta de Pérdidas y Ganancias, la Memoria, el Estado de cambios del Patrimonio Neto y el estado de los flujos de efectivo.

El Estado de flujos de efectivo no es obligatorio para las Pymes.

Estas cuentas deberán presentarse en el registro Mercantil en el plazo de un mes después de su aprobación.

Libros oficiales de contabilidad.

La llevanza de los libros contables es obligada para todos los comerciantes por pequeños que sean.

El Código de Comercio atribuye a los propios comerciantes o bien a las personas en quienes hayan delegado, la llevanza de libros, sion perjuicio de la responsabilidad que compromete a los primeros

Requisitos formales

• Los libros de contabilidad deben ser llevados de forma escrita siendo compatible la utilización de soportes informáticos
• La unidad monetaria será el euro.
• Los asientos se registrarán por orden de fechas, sin espacios en blanco, raspaduras ni tachaduras.
• La claridad y exactitud, son requisitos equiparables al de la imagen fiel.
• Libros:
• Legalizados en el Registro Mercantil.
• Se presentarán encuadernados, foliados y en blanco, para diligenciarlos y sellarlos.
• Se pueden legalizar a posteriori, si se utilizan hojas sueltas
• Conservarlos junto con los documentos y justificantes correspondientes, ordenados durante 6 años a partir del último asiento.

Registros contables.

El Código de comercio obliga a llevar:

• Libro Diario
• Libro de Inventarios y Cuentas Anuales

El incumplimiento de la obligación de los administradores o el empresario de presentar a su depósito sus cuentas debidamente formuladas será sancionado con una multa que puede ir de 1.202,02 € a 12.020,24 € por cada año de retraso.

Esquema inicial para el correcto registro de un hecho contable.

1. Identificar los elementos patrimoniales que intervienen.
Para cada componente:
2. Verificar si se trata de un activo (bien o derecho), pasivo (obligación) o neto. para la empresa
3. Analizar si ello supone un incremento o disminución para la empresa
4. Buscar en el cuadro de cuentas del Plan General Contable, que cuenta representa a dicho elemento patrimonial.
5. Determinar, en función de lo señalado en punto 3, si ha de anotarse en el Debe o en el Haber
6. Determinar el importe económico.

7. Hacer la anotación en el libro Diario.